La domiciliation d’entreprise

La domiciliation d’une entreprise est une obligation légale et une étape indispensable à sa création et à son immatriculation à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE). Explications.

Le domicile d’une entreprise, personne physique ou personne morale, permet d’attribuer à celle-ci une adresse administrative et fiscale, de l’identifier, de déterminer sa nationalité et son statut juridique. C’est donc à l’adresse du domicile de l’entreprise que l’ensemble de ses documents officiels sont supposés être entreposés et que tous les courriers commerciaux ou administratifs lui étant destinés seront envoyés. Ainsi, le choix de l’adresse de domiciliation d’une entreprise aura des impacts tant au niveau administratif qu’au niveau de l’image de l’entreprise.

Alors que pour l’entreprise personne physique, la domiciliation au domicile personnel de l’entrepreneur est la seule option, trois options vous sont offertes lorsque votre entreprise est une personne morale : la domiciliation de votre société à votre domicile personnel, la domiciliation au sein des locaux dédiés à votre activité professionnelle ou encore la domiciliation auprès d’un service externalisé.

Premièrement, vous pouvez domicilier votre société à votre adresse personnelle et cela peut revêtir un certain aspect pratique en début d’activité ou lorsque vous ne disposez d’aucun autre établissement pour y exercer votre activité, par exemple si vous êtes un prestataire de services et que vous vous déplacez essentiellement chez vos clients. Ce type de domiciliation est possible que vous soyez soit propriétaire ou locataire de votre domicile. Dans ce dernier cas, il conviendra cependant d’être attentif aux clauses du contrat de bail et de requérir l’autorisation du bailleur afin de domicilier votre entreprise à la même adresse. Rappelons que pour l’entreprise personne physique, la domiciliation de l’entreprise au domicile personnel de l’entrepreneur est la seule option, les deux options qui suivent ne pouvant, le cas échéant, que constituer des « unités d’établissement » dans la BCE.

Ensuite, il est possible de domicilier votre société dans les locaux dédiés à votre activité professionnelle, que vous en soyez propriétaire ou locataire. Il peut s’agir dans ce dernier cas des locaux faisant l’objet d’un bail commercial ou d’un bail de bureau. Il conviendra aussi d’avoir égard aux clauses du contrat et d’y prévoir la domiciliation avec le bailleur.

Enfin, vous pouvez recourir à une société de domiciliation. Cette troisième option est une méthode de plus en plus répandue en ce qu’elle offre différents avantages. Les sociétés de domiciliation se situent généralement à des points stratégiques, ce qui peut avoir un impact positif en termes d’image et de visibilité pour votre entreprise. Cela peut également permettre d’externaliser certaines tâches lorsque ces sociétés proposent la gestion du courrier de l’entreprise, allant de son expédition à sa réception, en passant par sa numérisation. D’autres encore offriront des services complémentaires divers : salles de réunion, secrétariat, locaux aménagés, bureaux partagés, etc. Enfin et si vous ne disposez pas d’un établissement autre que votre domicile pour y exercer votre activité professionnelle, cela peut vous permettre de scinder votre vie professionnelle et votre vie privée. Il vous faudra, pour recourir à ce type de services, conclure un contrat de domiciliation écrit avec ladite société et domicilier votre entreprise pour une durée minimale de trois mois. Ce contrat servira de preuve lorsque vous accomplirez les démarches afin d’immatriculer votre entreprise à la BCE.

N’hésitez pas à contacter le service juridique de l’UCM mouvement qui vous aiguillera en fonction des spécificités propres à votre situation.

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Attention : ce conseil a été rédigé à des fins essentiellement pédagogiques et vise à informer nos affiliés de la législation qui les concerne. Il ne constitue en aucun cas un exposé exhaustif de la réglementation applicable. Pour une analyse personnalisée de votre situation, merci de prendre contact avec le service juridique de votre province. En utilisant les informations contenues dans ce billet, le lecteur renonce à mettre en cause la responsabilité de l’UCM, de ses différentes ASBL et de l’auteur, même en cas de faiblesse ou d’inexactitude de son contenu.